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【演奏会告知】 社会人アマチュアのための第2回ショパンエチュード大演奏会
2017年1月15日(日) 11:45〜 小岩アーバンプラザ 入場無料
ショパンとスメタナのエチュードを演奏します

「超」ファイル整理法(第2版)

内容で分類せず、時系列にフォルダを設ける手間のかからないハードディスク・ファイル整理法
2000/12/31 更新

はじめに

パソコンがトラブルに見舞われた際(あるいはパソコンを買い換えた際)、復旧が短時間で行える上、普段は手間がかからないパソコン上のファイル整理法をご紹介します。具体例は私が実際に使用しているパソコンのフォルダ構成を示しています。使用OSはWindows2000ですが、他のOSにも応用は利くと思います。私自身Windows95/98/NT上で実践してきました。

想定されているシステム構成
  1. ハードディスクドライブは1つ。パーティションは2つに分けて使用します。
  2. OSはWindows95/98/Me/NT/2000。
  3. バックアップメディアを一つ接続できること。サイズは0.6〜2.0GB。

トラブルから素早く復旧するためのドライブ構成

パソコンにトラブルが起こる要因は大きく3つに分けられます。以下にその要因と、それぞれの対策を列挙します。

  1. システム系ファイルの破壊によるもの
    →トラブルの原因となったシステムやアプリのインストールされているドライブを初期化することで復旧しなければならないことが多い
    →システム+アプリがインストールされているドライブとそれ以外のファイル(データや細かなツール)を入れているドライブを明確に分けておく。すると、初期化したドライブの復旧作業時間が短くすむ。
  2. ハードディスク(以下HD)のクラッシュによるもの
    →HD全体を初期化するか取り替えることにより復旧しなければならない
    →そのためにはHD内の重要なファイルを別の記憶媒体へバックアップしておく必要がある
  3. HDやファイル以外の要因
    →HD以外の部位を修復する
    →HDそのものは問題ないので、データは生きており、HDを抜き取るなどしてそのまま移行できる

このうちトラブルCは今回の考察の対象外とします。

トラブルAを短時間で復旧するためには、 トラブルの原因となるファイルを有するOSやアプリのフォルダと、原因とは直接関わりのないデータを、異なるドライブに分けます。そうすれば、トラブルが起きたとき、OS+アプリのドライブを心置きなく初期化でき、復旧も最低限の手間ですみます。

トラブルBを復旧するためには、別のメディアにバックアップをとっておく必要があります。ただし、HDの容量が急激に増えてきた現在、バックアップメディアの容量がHDのそれに負けている場合があります。その場合、HDをまるごとバックアップすることはできません(できるかたは何も考えず全部バックアップしてください)。ゆえに、バックアップするファイルを取捨選択する必要があります。なお、パソコン買い換えによるデータ移行作業はトラブルBを復旧する作業に置き換えられます。

以上の2点を考慮した具体的なドライブ+フォルダ構成を次にご紹介します。

OS+アプリとデータを明確に分けるフォルダ構成

早速ですが、私のパソコン(DynaBook+Windows2000)のフォルダ構成を元に説明させて頂きます(下図)。

C:ドライブ(OS+巨大アプリ)
folder
Documents and Settings
Windows2000でRootに移動してきたフォルダ。ログインするユーザーのそれぞれ固有の情報が入っています。「お気に入り」(Favorite)フォルダなどバックアップ対象となるフォルダもいくつかあります。
Program Files
アプリケーションインストール用。ここにはシステムファイルやレジストリも書き換えてしまう大きめのアプリケーションだけを入れます(MS-Office、IE、ATOKなど)。ほとんどはバックアップ対象外です。
WINNT
Windows2000システムが使用しているフォルダ。
D:ドライブ(データ+小物ツール)
00work
ワーキングフォルダ。自作ファイル・画像等を保存。パソコンでの作業は全てココで行います。Windows標準の"My Documents"フォルダに相当するものとお考えください。ワーキングフォルダの中身については次章で解説いたします。
bin
Freeware等小規模ツール類インストール用(bin=binaryの略)。システムに影響しないアプリケーションやツール類はこちらに入れておきます。ツール類にはそれぞれ細かい設定情報がありますので、私はバックアップ対象にしています。この中にはネットからダウンロードしたセットアッププログラムを格納する00setupフォルダもあります。
bin1
バックアップの必要ないツールをインストールしておくフォルダ。システムファイルを書き換えない巨大アプリを入れておくのも手かもしれません(駅すぱあと、辞書ソフトなど)。
data
バックアップの必要ないファイル、あるいは、大きくてバックアップできないファイルを保存するフォルダ。

「OS+アプリ」と「データ」を異なるドライブに分けることの意義

上例のように、「OSのシステムファイル+アプリケーション」と「自分で作成・加工したデータ」とを分けて管理すると、次のような効用があります:

  1. C:のシステム障害時に大切な自作データを失う確率が減る
  2. 気兼ねなく、OSが入ったドライブのフォーマット→インストールができる

システムの調子が悪くなる原因は、OSまわりのファイルに問題がある場合が多いです。特に突然システムが起動しなくなる悪夢のような状況では、復旧のためにシステムの入っているドライブのフォーマットを余儀なくさせられてしまいます。こんなとき、データファイルが別ドライブにあれば安心ですね。

自作データや加工したデータは失ってしまったら戻ってきません。一方、OSやアプリはCD-ROMなどが別にあるので、なくしても再インストールできます。ここからこれら2種類のファイルを分ける発想が生まれました。

ワーキングフォルダの構成

folder_work2

煩わしいファイルの分類整理をしなくとも、日々の作業が自然に快適となる、ワーキングディレクトリ00workの構成方法をご紹介します。まずは各フォルダの説明をします。

000000
当月作業用フォルダ
200009〜200011
過去月の作業用フォルダ
z2000, z1999, z1997-1998
更に古い作業用フォルダを束ねたもの
2000pic (1999pic, 1998pic...)
スキャン画像等を置くフォルダ。私の場合スキャン画像だけは一ヶ所に集めて保存する必要があるので別フォルダとしました。
memo
各種アプリの設定情報、住所禄、ノウハウメモ等、常に手元に欲しいファイルを置くフォルダ
zEtc
memoに入れるほどではない、その他(etcetera)恒久的に保存する必要のあるファイルを入れておくフォルダ。
homepage
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内容で分類せず、時系列にフォルダを設ける

自分で作成・加工したファイルは、内容での分類はしません。作成した月のフォルダ("000000")に放り込むだけです。古いファイルを加工した場合は、当月フォルダに入れなおします。例外的にHPで使用するスキャン画像ファイルだけは必要があって作曲家などで分類しています(それでも1999pic, 2000pic...のように1年ごとにフォルダを分けていますが)。

よく使うファイルというのは、ほとんどの場合最近作成したファイルです。上の構成ですと、過去1ヶ月に作成・加工したファイルの中で過ごすことが出来ます。一方、内容で分類してしまうと、古いファイルといつまでも付き合う必要があり煩わしいです。そもそも内容で分類すること自体大変面倒なことです。

なぜ、当月作業用フォルダの名前を当年月にしないか?それは、アプリのカレントフォルダをD:\00work\000000と固定させておくためです。動的な当年月を当月フォルダ名にすると、毎月カレントフォルダの設定を変える必要があり面倒です。

このような時系列整理ではファイル検索が難しくなりそうですが、そうでもありません。エクスプローラ等に付属している検索機能を用いて、ファイル名や内容でキーワード検索をすれば素早く確実に見つけることが出来ます。それに、いつごろ何をやっていたかという記憶は意外に残っているもので、年月を頼りにファイルを見つけることも出来ます。

もちろん、毎月のように使用・参照するファイルもあります。それらは、memoに入れるとよいでしょう。私の場合パソコンの設定情報やデータベース、よく使う自作プログラムなどはmemoに保存してあります。

ファイル閲覧ツールの整列機能を生かしたファイル命名法

"00work"や"00setup"のようにフォルダの頭に"00"を付けているのは、ファイル管理ソフトで先頭に表示されるようにする工夫です。アプリで保存場所を聞かれた時、すぐに見つけられます。逆に"z1999"などは普段使用しないフォルダなので、"z"を付けて末尾に表示されるようにしています。

便利な2段階バックアップ

以下に2段階のパックアップ方法を示しますが、バックアップ作業自体は簡単に一回ですみますのでご安心を。

第1段階 C:→D: [トラブルAを迅速に復旧させるためのバックアップ]

システムの故障でC:ドライブだけをフォーマットする場合、D:ドライブはそのまま使えます。したがって、まずはC:ドライブ上で重要なファイルを、D:ドライブにバックアップすることにします。こうすることで復旧にバックアップメディアを取り出す必要が無くなります。いきなりバックアップメディアにバックアップしてしまうと、復旧の際バックアップメディアが必要になります。

  1. インターネットお気に入り情報
    [Windows2000] C:\Documents and Settings\Administrator\Favorites
    [WindowsNT] C:\WINNT\Profiles\fuwa\Favorites\
  2. 辞書学習ファイル
    [ATOK] C:\Program Files\just\ATOK13\atok13u*.dic
    [MS-IME(Windows95/98)] C:\Windows\Meime97.dic
  3. スタートアップフォルダ(常駐ソフトのショートカット)
    [Windows2000] C:\Documents and Settings\Administrator\Favorites\
  4. メールファイル
    [WindowsNT/2000] C:\winnt\outlook.pst 等
    私自身はメールソフトをbinに入れてあるのでこの段階でのバックアップはしていません。

→→→ D:\00work\zEtc\C-driveBackUp 等へコピー

第2段階 D:→バックアップメディア

第1段階でC:上の重要なファイルはすでにD:\00work\にコピーされているので、最終的なバックアップメディアへのコピーは次の二つのフォルダで十分。

  1. ワーキングフォルダ D:\00work\
  2. ツールフォルダ D:\bin\

→→→ バックアップメディアへコピー

ワーキングフォルダは月別に構成されているので、日々のバックアップには 当月フォルダ"D:\00work\000000\"だけでもかまわないでしょう。大容量バックアップメディアを持たない方にとっても有効なフォルダ構成なのです。

これら2つの段階は一度で行えます。バックアップツールでのコピー順序を第1段階→第2段階と定義すればよいのです。また、トラブルB時の復旧は2段階の作業が必要になります。第2段階の逆→第1段階の逆という手順を踏んでください。

バックアップツールとしてのお薦めはRealsyncです。追加・更新したファイルだけをバックアップしてくれるフリーウェアです。 Windows98/2000にはOSに標準でバックアップツールが搭載されています。しかし、これらのツールはOSのバージョンアップと共にツールも変わっていく可能性があります。毎回バックアップ手順を定義するのが面倒であれば使わない方がよいでしょう。

《参考文献》

「超」整理法 野口悠紀雄著『「超」整理法1』
ファイルの時系列整理の発想はここから得ました。特にそれ以外の方法がなぜうまくいかないかが論証されていて参考になります。
日経パソコン1999.3.22号「1時間でトラブルから脱出するための、ファイル整理とバックアップ」
時系列整理については述べられていませんが、私のドライブ利用&ファイル管理方法と一致した考えが特集されていた記事です。